Grâce aux nouvelles technologies et aux progrès du numérique, de nouvelles opportunités d’événements s’offrent aux entreprises. Virtuels et à distance, ces rassemblements offrent de multiples avantages. Et de nombreux événements traditionnellement « physiques » peuvent être facilement digitalisés. On vous en dit plus sur cette tendance qui prend de l’ampleur depuis 2020.
Qu’est-ce qu’un événement virtuel d’entreprise ?
Un événement virtuel se définit comme un événement pensé et conçu pour un public à distance. A partir d’une plateforme digitale sont diffusés des contenus de diverses natures à destination des collaborateurs de l’entreprise, mais aussi de ses clients, de ses partenaires, de ses fournisseurs… de son public, quel qu’il soit. Ces événements nécessitent des équipements adéquats, tels que des caméras pour leur captation, des micros, des écrans, des casques audios, des applications interactives… ainsi qu’une connexion internet performante et des réseaux sécurisés.
Quels événements peut-on virtualiser ?
De nombreux événements d’entreprise se prêtent à la virtualisation, notamment :
- Séminaire, conférence, réunion…
- Incentive et team building, par exemple avec l’organisation d’un cours de cuisine ou d’une chasse au trésor
- Assemblée générale annuelle
- Visite, inauguration, journée portes-ouvertes…
- Défilé de mode, concert, lancement de produit…
- Salon de recrutement, de professionnels…
Ces événements peuvent aussi être hybrides : ils réunissent alors des personnes en présentiel mais s’adressent aussi et en même temps à un public à distance.
Les avantages des événements virtuels pour votre entreprise
Un événement virtuel offre plusieurs avantages, d’abord au niveau de son organisation. Sa mise en place demande moins de temps qu’un événement physique. Et son budget est moins conséquent, notamment parce qu’il n’est pas nécessaire de louer une salle ou de faire appel à un service de catering. Qui plus est, avec un événement virtuel, vous élargissez et diversifiez considérablement votre audience. Quand il est impossible d’organiser un événement classique, c’est aussi la possibilité de maintenir et de renforcer les liens entre les collaborateurs de l’entreprise mais aussi la relation qui unit celle-ci à ses clients. L’événement virtuel devient ainsi un puissant levier marketing.
Comment organiser un tel événement ?
Pour organiser un événement virtuel, il est conseillé de :
- Définir d’abord les objectifs de votre projet événementiel
- Déterminer un planning ainsi qu’une date et un horaire pour votre événement
- Concevoir l’événement, en fonction de vos objectifs et des attentes des participants
- Créer des contenus capables d’immerger les participants dans une véritable expérience virtuelle
- Sélectionner des prestataires si nécessaire et choisir des solutions techniques et numériques pour la diffusion du contenu, en direct ou en différé : plateau de captation vidéo et audio, plateforme de visioconférence, application de votation en ligne, etc.
- Promouvoir l’événement : article de blog, communication sur les réseaux sociaux, newsletter, informations sur un site web dédié, chaine YouTube… et envoi d’invitations comprenant un lien de connexion, un identifiant et un code d’accès propres à chaque participant et intervenant.
Si vous aussi, vous souhaitez organiser un événement virtuel d’entreprise, contactez le Paris Country Club au 01 47 95 47 95. Notre espace de coworking, nos salles de réunion et de séminaire offrent de nombreux outils qui vous aideront à concrétiser votre projet.
